Archive for Juni 2015
Kegiatan dalam Kantor
Kegiatan dalam Kantor
Oleh: Shela Novianti Gumilang
NIM: 135211056
Program Studi Diploma III Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung
Abstract
In an office environment
the job is the most important part for a smooth running of the office. The
office itself has the characteristics and functions of all activities related
to the writing. The activity consists of activities to collect, record, process,
reproduce, transmit and store each activity has a role in helping each smooth
operation of the office . In its activities the office is also conducting the
processing of data stored in multiple records can be read and used or could be
used as evidence of authentic, other than that such records can be used as the
basis for leadership in making decisions. In the course of his own office,
usually no special activities performed by employees or secretaries, such as;
guest correspondence and handling activities. And to facilitate all the
activities that need to be made SOP office within the company.
Keyword:
Activity, office, organization
Pendahuluan
Dalam
suatu kantor hal yang menjadi kegiatan utamanya adalah pelayanan. Karena dalam
setiap kantor terutama dalam bagian administrasi melayani adalah hal yang utama
yang akan membantu kegiatan kantor menjadi lebih efektif dan efisien.
Pada
dasarnya dalam kegiatan kantor sebagian besarnya dilaksanakan dengan kegiatan
tulis menulis yang dikaitkan dengan
kegiatan
tata usaha dan harus disusun dengan sistematis agar memudahkan apabila suatu
data tersebut dibutuhkan kembali. Salah satu hasil kantor yang sering kali
dibutuhkan adalah arsip atau warkat. Karena setiap kantor baik itu kantor yang
berskala kecil maupun skala besar pasti akan menerima maupun mengirim surat
yang jumlahnya tidak tergantung pada skala kantor tersebut.
Kegiatan
kantor sendiri bisa dibagi-bagi berdasarkan tingkat kepentingannya untuk
mencapai tujuan yang diinginkan kantor tersebut. Seperti berikut;
·
Menciptakan
organisasi yang efektif.
·
Adanya
fasilitas fisik kantor yang baik.
·
Pengadaan
peralatan dan perlengkapan yang menunjang kegiatan kantor.
·
Adanya
fasilatas servis.
·
Terjadinya
hubungan yang baik antara pimpinan dan karyawan.
·
Memperbaiki
prosedur kerja yang salah.
·
Mengawasi
aktifitas kantor.
A.
Pengertian
Pekerjaan Kantor
Kantor
merupakan sebuah tempat dimana diselenggarakannya proses penanganan informasi
mulai dari menerima hingga informasi tersebut disampaikan kepada pihak yang
membutuhkan. Dan berikut ini adalah
beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut para ahli;
1.
GR.
Terry
Pekerjaan kantor
meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat
tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan
cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
2.
William
Leffingwell dan Edwin Robinson
Menekankan pada
warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya
untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.
3.
Geoffrey
Mills dan Oliver Standing Ford
Menekankan
kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan
warkat antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan
melindungi harta kekayaan.
Dari
beberapa pengertian pekeraan kantor diatas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan
kantor merupakan kegiatan suatu kegiatan utama di perkantoran yang berkaitan
dengan kegiatan tulis menulis yang berhubungan dengan pelayanan.
A.
Hakekat
Pekerjaan Kantor
Pekerjaan
kantor pada dasarnya merupakan kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan. Pelaksanaan kegiatan tersebut
dapat dilakukan dengan menggunakan mesin kantor, alat hitung ataupun cara
lainnya yang dilakukan secara manual, meskipun demikian tujuan dari kegiatan
tesebut tetaplah sama yaitu membuat dan menyediakan informasi yang memliki
manfaat bagi semua pihak.
Pekerjaan
kegiatan kantor tersebut dapat kita kelompokkan menjadi beberapa hal berikut;
1.
Mengumpulkan/menghitung
keterangan
Kegiatan ini
merupakan kegiatan mencari dan berusaha untuk tersedianya informasi maupun
keterangan yang sebelumnya belum tersedia di suatu perusahaan ataupun
organisasi tersebut. Sehingga keterangan atau informasi tersebut bisa berguna
untuk perusahaan maupun organisasi tersebut.
2.
Mencatat
keterangan atau informasi
Merupakan
kegiatan mencatat semua informasi yang sudah di dapat dari keterangan yang ada
menjadi sebuah catatan yang nantinya dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
3.
Mengolah
keterangan
Kegiatan
menyajikan keterangan yang telah di dapat dalam bentuk yang lebih berguna.
4.
Menggandakan
keterangan
Merupakan
kegiatan memperbanyak keterangan atupun informasi yang sudah diperoleh sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5.
Mengirim
keterangan
Kegiatan
menyampaikan keterangan maupun informasi yang telah di dapat kepada pihak lain.
6.
Menyimpan
keterangan
Kegiatan menyimpan
keterangan yang sudah di dapat secara teratur, sistematis dan aman agar tidak
kesulitan jika suatu saat dibutuhkan kembali.
Dari
pengelompokan diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan kantor meliputi;
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan
keterangan ataupun informasi yang diperoleh. Kegiatan-kegiatan tersebut dapat
diperluas lagi menjadi keterangan yang lebih berguna bagi anggota perusahaan
maupun anggota organisasi tersebut.
Berdasarkan
pengelompokkan diatas kegiatan kantor dapat dikerucutkan lagi menjadi beberapa
hal berikut;
1.
Menulis
atau melakukan kegiatan wawancara yang berhubungan dengan warkat atau
arsip-arsip kantor yang mengandung kegiatan komunikasi.
2.
Menghitung
3.
Menggolongkan
dan menyimpan warkat.
Setiap
kegiatan penulisan dapat dikatakan sebagai kegiatan kantor yang paling sering
dilakukan di suatu perusahaan maupun organisasi demikian juga dengan kegiatan
hitung-menghitung.
Menurut
William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson pekerjaan kantor itu meliputi:
1.
Receiving,
dispatching, and shipping orders.
2.
Billing.
3.
Correspondence,
dictation, typing.
4.
Filling
5.
Passing
credit and collecting outsanding accounts.
6.
Handling,
distributing, and dispatching mail.
7.
Duplicating
and addressing work.
8.
Miscellancous,
such as telephone, receiving visitors, messenger service.
9.
Special
tasks.
10.
Making
records.
1.
Menerima,
mengirim dan mengangkut pesanan.
2.
Membuat
rekening.
3.
Surat-menyurat,
mendikte, mengetik.
4.
Menyimpan
arsip atau warkat.
5.
Menyampaikan
piutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
6.
Mengurus,
membagi, dan mengirimkan surat-surat pos.
7.
Pekerjaan
memperbanyak warkat dan memberikan alamat.
8.
Bermacam-macam
pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu
9.
Tugas-tugas
khusus.
10.
Membuat
warkat.
Selain
kegiatan diatas kegiatan kantor juga mempunyai kegiatan lain yang lebih penting
yaitu suatu perencanaan yang mengandung ketentuan waktu. Perencanaan merupakan
kegiatan membuat rencana tindakan yang menentukan apa yang akan dilakukan,
siapa yang mengerjakan dan di mana hal tersebut dikerjakan.
B.
Ciri-ciri
Pekerjaan Kantor
Hal-hal
yang menjadi ciri-ciri pekerjaan kantor yang penting terdiri dari beberapa hal
berikut;
1.
Memiliki
sifat memudahkan dan meringankan
Dalam hal ini
pekerjaan kantor menjadi media yang penting untuk meningkatkan pekerjaan
menjadi lebih efektif dan efisien. Pekerjaan kantor akan membantu anggota dari
organisasi ataupun suatu perusahaan dalam menambah output, memotivasi pegawai,
pemberian upah atau gaji, pengiriman pesanan barang dan melancarkan komunikasi
dengan pihak lain.
2.
Bersifat
memberikan pelayanan
Menolong
pekerjaan lain agar bisa berjalan dengan baik dan dilaksanakan dengan cepat
serta tepat waktu dan dapat menghasilkan keuntungan atau tujuan dari badan
usaha tersebut bisa tercapai secara maksimal.
3.
Merembes
kepada semua bagian organisasi
Ciri ini berarti
bahwa tata usaha dalam suatu kantor itu diperlukan dimana-mana dan dapat
dilaksanakan dalam organisasi atau perusahaan tersebut.
4.
Semua
anggota organisasi melaksanakan kegiatan kantor
Pekerjaan kantor
dilaksanakan oleh semua orang yang ada pada organisasi tersebut, terlepas dari
apa tugas pokok masing-masing anggota tersebut.
5.
Isi
pekerjaan kantor itu sendiri
Pada dasarnya
pekerjaan kantor terdiri atas kegiatan mengetik, menghitung, memeriksa,
menyimpan warkat, menelepon, menggandakan, mengirim surat, dan lain sebagainya.
6.
Pemencaan
Dalam hal ini
pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam tiap bagian di organisasi atau
perusahaan tersebut.
C.
Fungsi Kantor
Kantor
memiliki suatu fungsi untuk memberikan pelayanan komunikasi yang baik.
Dalam menjalankan kegiatan
komunikasi berarti suatu organisasi memberikan dan menerima keterangan maupun
informasi dari pihak lain. Maka dari itu fungsi-fungsi pokok kantor antara lain
menerima, mencatat, menyusun dan memberi keterangan.
Menurut J.C Denyer dalam bukunya
yang berjudul “Office Administration” fungsi kantor yang baik adalah untuk
memberikan pelayanan komunikasi serta warkat, rinciannya sebagai berikut;
a.
To
receive information (untuk menerima keterangan).
b.
To
record information (untuk mencatat keterangan).
c.
To
arrange information (untuk menyusun keterangan).
d.
To
give information (untuk memberi keterangan).
e.
To
safeguard assets (untuk menjamin aktiva-aktiva).
D.
Kegiatan
Perkantoran
Kegiatan
kantor merupakan kegiatan yang sulit untuk diukur. Karena kegiatan kantor
mencakup proses menjalankan, menyimpan catatan atau warkat, korespondensi dan
komunikasi. Maka dari itu para anggota kantor harus up to date terhadap informasi yang ada.
Dalam
pembahasan kali ini akan di bahas beberapa kegiatan yang sering dilakukan di
kantor, seperti; mengolah data dan informasi, korespondensi, penanganan
telepon, dan penerimaan tamu.
1.
Mengolah Data
dan Informasi
Dalam
hal ini dijelaskan tentang bagaimana mengelola data kantor seperti laporan atau
catatan kantor, alur korespondensi dalam surat menyurat, dan arsip kantor.
Dalam
mengolah data dan informasi kantor diperlukan catatan-catatan penting yang
nantinya akan menjadi sumber informasi. Karena catatan-catatan tersebut adalah
laporan tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian yang perlu disimpan. Karena
itulah catatan kantor pun disebut sebagai data yang digunakan pada setiap
kegiatan untuk menarik suatu kesimpulan.
Catatan
tersebut terdiri sebagai berikut:
a.
Catatan
personalia (personnel records)
Dalam catatan ini biasanya terdapat info
mengenai nama, alamat, status, usia, kebangsaan, pendidikan dan pengalaman
kerja.
b.
Catatan
produksi (production record)
Catatan ini berisi mengenai jumlah
produk yang di hasilkan dan dijual, jenis bahan dan jenis mesin yang digunakan.
c.
Catatan
inventaris (inventory record)
Catatan ini berisi daftar nama dan
jumlah artikel dalam persediaan, dan kondisi fiski; gaya, ukuran dan lokasi.
d.
Catatan
penjualan (sales record)
Catatan ini berisi mengenai nama barang,
jumlah barang, daerah penjualan dan alat distribusi.
e.
Catatan
finansial (Financial records)
Catatan ini berisi menganai kredit
perusahaan, tanggal pembayaran, jumlah uang yang akan ditagih, data upah/gaji
yang harus dibayar.
Catatan-catatan
kantor tersebut akan berpengaruh besar terhadap keputusan yang akan diambil.
Tujuan dari catatan kantor itu sendiri adalah sebagai berikut;
-
Menyediakan
fakta-fakta tentang kajadian dalam bentuk catatan, seperti; perjanjian
jual-beli, konsekuensi tertentu dan hal yang lainnya.
-
Memberikan
manajer orientasi tentang
-
posisi
perusahaan. Apakah perusahaan tersebut memiliki kemajuan, statis atau bahkan
mundur dan bisa juga menggambarkan kondisi kantor.
-
Membuat
perbandingan dengan jangkawaktu tertentu mengenai jenis produk, perusahaan
dengan perusahaan, cabang dengan cabang, kantor dengan kantor dan bagian dengan
bagian.
-
Dapat
menemukan kesalahan yang mungkin saja terjadi. Catatan kantor berfungsi sebagai
alat untuk mengukur suatu kegiatan yang terjadi di kantor tersebut.
-
Membuat
standarisasi catatan yang tertulis yang digunakan untuk memudahkan penyusunan
catatan di kantor dan pembacaan data.
-
Memenuhi
syarat undang-undang yang berlaku karena catatan kantor dapat dijadikan bukti
dan perlindungan hukum. Contohnya; jaminan sosial dan kontrak penjualan.
-
Digunakan
sebagai dasar pengambilan keputusan.
2.
Korespondensi
dalam Kantor
Hampir sepertiga
dari pekerjaan kantor terdiri dari pekrjaan mengenai kegiatan komunikasi
tertulis, seperti; penanganan surat masuk, penanganan surat keluar, surat-surat
antara departemen yang terdapat di kantor dan sebagainya. Bagian yang paling
bertanggung jawab dalam kegiatan ini adalah manajemen kantor yang bertugas
untuk mengawasi kegiatan komunikasi tertulis ini, khususnya kegiatan
surat-menyurat.
Dalam suatu
kantor pengendalian surat merupakan hal yang penting. Seorang sekretaris dan
stafnya yang ada di sekretariat diwajibkan untuk mengetahui bagaimana proses
ataupun prosedur surat masuk dan surat keluar. Jika kantor tersebut merupakan
kantor yang kecil maka pengurusan surat-menyurat menjadi tanggung jawab
sekretaris, sedangkan pada kantor yang lebih besar dan volume pekerjaan yang
tinggi pengendalian surat ditangai oleh bagian khusus, bisa saja dikendalikan
oleh bagian kearsipan. Tetapi sekretaris tetap bertanggung jawab dalam
pendistribusian surat masuk.
Pengendalian
surat ini meliputi kegiatan pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan
lebih lanjut, dan pengiriman surat. Hal ini dilakukan agar surat lebih cepat
dan tepat sampai pada pengolah dan dapat dilakukan tindak lanjut.
Pembagian Surat
1.
Surat Penting
Surat
penting adalah surat yang bersifat mengikat dan memerlukan tindak lanjut dengan
segera. Bila surat tersebut terlambat ditangani atau bahkan hilang maka akan
menghambat dan merugikan kantor itu sendiri.
2.
Surat Biasa
Surat ini biasanya tidak mengikat
dan tidak memerlukan tindak lanjut, jika
suratnya pun hilang maka bisa di dapatkan dari sumber yang lainnya.
3.
Surat Rahasia
Surat ini bersifat memerlukan
perlindungan. Karena jika sampai bocor maka akan menyulitkan pelaksanaan
kegiatan kantor.
Prosedur Penanganan Surat Masuk
Prosedur
penanganan surat masuk meliputi:
1.
Menyortir/memisahkan
Ketika ada surat
masuk, maka dilakukan pemeriksaan terhadap kebenaran alamatnya kemudian di
kelompokan.
2.
Membuka
surat
Surat yang boleh
dibuka oleh sekretaris hanyalah surat dinas, kecuali dalam keadaan tertentu
jika seorang atasan yang meminta sekretaris untuk membuka surat pribadinya.
Agar tidak rusak saat membuka surat harus digunakan pisau surat atau mesin
pembuka surat pada sepanjang bagian atas atau salah satu sisinya. Kemudian
bubuhkan tanggal dan waktu surat diterima, di balik surat maupun dalam amplop.
3.
Mengeluarkan
dan menerima isi surat
4.
Pencatatan
surat
Surat yang sudah
diberi cap tanggal segera di catat dalam buku agenda surat atau kartu kendali.
5.
Menyampaikan
surat kepada pimpinan.
6.
Distribusi
surat (disposisi) ke departemen lain.
7.
Menjawab
surat.
Proses Penanganan Surat Keluar
1.
Menerima
konsep surat dari pimpinan dengan beberapa poin-poin penting dalam isi surat
tersebut.
2.
Mencatat
pada buku agenda atau kartu kenadali.
Jika surat
tersebut sudah di konsep maka staf sekretaris mencatat surat tersebut pada buku
agenda atau kartu kendali yang diisi data-data, nomor urut, tanggal pengiriman,
hal dan alamat yang dituju.
3.
Mengetik
konsep surat (bentuk akhir surat)
Surat diketik
dengan dua spasi, agar membantu pimpinan dalam mengoreksi atau menyisipkan
sesuatu, jika konsep sudah disetujui maka surat di ketik pada kertas yang sudah terdapat kepala
suratnya.
Apabila surat
yang dibuat selesai diketik maka perlu diperhatikan hal-hal berikut;
·
Surat
tersebut diperiksa apakah sudah siap dalam bentuk untuk dikirim.
·
Jika
terdapat lampiran, staf sekretaris harus melampirkannya dengan menggunakan
stapler.
·
Amplop
pun harus diketik pada saat yang sama dan dilampirkan pada surat.
4.
Meminta
tanda tangan pimpinan
Setelah selesai
dibuat, surat segera diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani dan surat
tersebut diletakkan pada map.
5.
Mengecek
surat yang akan dikirim
Jika pada kantor
tersebut tidak ada bagian khusus yang mengurusi proses pengiriman surat keluar,
maka staf sekretaris lah yang harus mengaturnya. Berikut langkah-langkah yang
harus dilakukan setelah surat ditandatangai oleh pimpinan;
·
Periksa
kembali surat tersebut apakah sudah benar-benar ditandatangani.
·
Surat
dilipat dalam bentuk standar.
·
Masukan
surat kedalam amplop.
6.
Mendistribusikan
surat
Surat pun siap
dikirim, baik itu melalui pos, jasa kurir maupun dengan menggunakan office boy kantor.
Hal-hal yang
perlu panjang diperhatikan dalam pengiriman surat:
·
Jika
melaui pos pastikan prangkonya mencukupi.
·
Jika
melalui kurir, pastikan adanya tanda terima untuk di-file.
·
Jika
melalui office-boy, perlu digunakan
kartu ekspedisi atau pun tanda terima.
3. Penanganan
Telepon di Kantor
Menurut
Sedianingsih, dkk (2010: 44), “ Tugas seorang sekretaris dalam menerima telepon
tidaklah sama dengan yang dilakukan oleh operator telepon; karena sekretaris
bukan hanya sekedar menyambungkan telepon dari penelepon kepada pimpinan,
tetapi harus screening calls terlebih
dahulu, yaitu menggali informasi yang cukup sehingga mampu mengklarifikasikan
setiap telepon yang masuk.”
Ketika
melakukan screening calls informasi yang perlu didapatkan ialah identitas dari
penelepon dan hal apa yang akan dibicarakan. Hal ini dapat membantu sekretaris
untuk memutuskan telepon mana yang akan di jawab sendiri oleh sekretaris dan
telepon yang seperti apa yang harus segera di sambungkan kepada pimpinan dan
telepon mana yang harus disambungkan atau di transfer ke bagian lain dari
kantor tersebut.
Semua
karyawan maupun sekretaris di wajibkan untuk piawai dalam menerima telepon yang
masuk. Berikut adalah hal-hal yang perlu di perhatikan dalam bertelepon;
·
Suara yang phonogenic, dalam hal ini
memang diperlukan suara yang pas dan enak di dengar di telinga orang yang
menelepon, karena suara yang seperti ini akan mendapat nilai tambah bagi
penerima telepon maupun bagi kantor.
·
Kecepatan
berbicara, hal
ini perlu diperhatikan agar apa yang dibicarakan dapat tertangkap dengan jelas
oleh penelepon.
·
Nada suara, suara yang
keluar sebisa mungkin harus terdengar ramah, penuh perhatian dan bersahabat.
·
Kejelasan
pengucapan, perlu
di perhatikan agar semua kata yang di ucapkan dapat terdengar dan tertangkap
dengan jelas oleh penelepon.
A.
Menerima Telepon
Hal-hal yang
perlu di perhatikan dalam menerima telepon:
1.
Persiapan dalam
menerima telepon
a)
Menyiapkan
alat tulis dan formulir penerimaan telepon.
b)
Membuat
daftar telepon yang sering dibutuhkan.
c)
Tidak
menanyakan hal yang bersifat pribadi.
d)
Bersikap
waspada dan jangan menyela.
e)
Bersikap
seolah-olah sedang bertatap muka, berbicara dengan ramah dan sewajarnya.
f)
Cepat
dalam memahami maksud pembicaraan.
g)
Pada
waktu sedang bertelepon jangan menampakkan sedang sibuk.
h)
Jangan
terlalu cepat dalam berbicara.
i)
Menghindari
masalah yang bersifat pribadi dan penyampaian informasi yang bersifat rahasia.
2.
Pada Saat
Menerima Telepon
a)
Jika
telepon berdering segeralah diangkat pada sebelum deringan ketiga. Angkat
telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang bolpoint untuk mencatat
hal-hal yang menjadi poin-poin utama si penelepon.
b)
Menjawab
telepon dengan singkat, jelas dan penuh rasa hormat dan berikan identifikasi
kantor.
c)
Memberi
penjelasan, apabila;
·
Penelepon
salah sambung
·
Penelepon
ingin berbicar dengan orang yang tidak berada di tempat.
·
Jika
penelepon ingin menelepon orang lain hendaknya segera memberikan informasi yang
memang dibutuhkan oleh penelepon atau segera hubungkan dengan orang yang
dikehendaki.
d)
Jika
penelepon tidak mau menyebutkan identitasnya sebaiknya ajukan pertanyaan
berikut:
“Maaf saya bicara dengan siapa atau
bolehkah saya mengetahui nama Bapak/Ibu?”
“Maaf, boleh saya tahu dari mana
Bapak/Ibu menelepon?”
e)
Jika
pimpinan atau manajer tidak ada di tempat.Karena seorang pimpinan merupakan
orang yang sibuk kadang-kadang pimpinan tidak sempat atau tidak punya banyak
waktu untuk menerima telepon, oleh karenanya seorang sekretaris harus punya
jawaban yang diplomatis, seperti; “Maaf Bapak/Ibu harap menunggu sebentar, saya
akan melihat/mencari dahulu.”
Jika pimpinan memang tidak berada di
tempat maka sambungkan telepon kepada orang yang memang sudah diberikan kuasa
oleh pimpinan untuk menggantikannya dan sampaikanlah hal tersebut kepada
penelepon. Atau tanyakan kepada penelepon apakah ada pesan yang ingin
disampaikan atau tidak.
B.
Melakukan
Panggilan Keluar
Ada
beberapa hal yang perlu yang perlu diperhatikan ketika akan melakukan panggilan
keluar, diantaranya;
a)
Membuat
rencana apa yang akan dibicarakan dalam telepon tersebut.
b)
Menyiapkan
nomor telepon dan nama orang atau perusahaan yang akan dihubungi.
c)
Hubungi
nomor telepon yang telah disiapkan tersebut.
d)
Apabila
telepon telah diangkat segera ucapkan salam dengan sopan dan sebutkan identitas
diri serta perusahaan.
e)
Jelaskan
tujuan dan maksud menelepon dengan jelas dan singkat.
f)
Akhirilah
pembicaraan dengan sopan dan santun.
g)
Letakkan
gagang telepon dengan posisi yang benar.
Kesimpulan
Kegiatan
kantor disebut juga dengan kegiatan tata usaha yang bersifat melayani siapapun
yang memerlukan bantuan dari kantor tersebut.
Tatausaha
dalam suatu kantor dapat dirumuskan dalam kegiatan utama yang terdiri dari
mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
keterangan ataupun informasi yang nantinya akan diperlukan oleh suatu kantor
tersebut.
Berdasarkan
intinya kegiatan kantor dapat disimpulkan dalam enam pola sebagai berikut;
1.
Kegiatan
mencari dan mengupayakan tersedianya informasi yang pada asalnya tidak
tersedia.
2.
Kegiatan
membubuhkan tulisan yang berisi keterangan yang nantinya dapat dibaca, disimpan
lalu dan dikirm.
3.
Kegitan
mengolah suatu informasi atau keterangan menjadi bentuk yang lebih berguna.
4.
Kegiatan
memperbanyak keterangan ataupun informasi sebanyak jumlah yang memang
diperlukan.
5.
Kegiatan
menyampaikan informasi ataupun keterangan dari satu pihak kepada pihak lain
yang membutuhkan.
6.
Kegiatan
menyimpan keterangan atau informasi dengan sistematis.
REFERENSI
Alma,Buchari.
2013. Pengantar Bisnis. Bandung: Alfabeta.
Sedianingsih, dkk.
2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan |
| Presentasi plagiat sebesar 4% |
