Diberdayakan oleh Blogger.

Archive for 2015

Pengaruh CSR dalam Meningkatkan Image Perusahaan

Pengaruh CSR dalam Meningkatkan Image Perusahaan
Oleh:
Jayanti Kusumaputri Muchlis 135211048
Shela Novianti Gumilang        135211056
Rica May Wella Togatorop     135211054
Mahasiswa Program Studi D3 Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung

Abstract
Corporate Social Responsibility (CSR) is a corporate social responsibility towards business-oriented on the profit earned by the company’s environment. Social responsibility is addressed to all human components involved in a business company, such as: government, social institutions, shareholders, employees, and consumers. CSR is an act of caring is done by a company that is based on profit, community, and environment. Each company needs to understand the full meaning of company responsibility, or better known as CSR (Corporate Social Responsibility). The important things for the company to attention are business ethic, community investment, environment, governance and accountability, human rights, marketplace, vision, mission and values, workplace.
This research uses study of literature from some books and some opinion from experts. Purpose of this research is to inform all cavities of the company to build corporate social responsibility to create law’s protection and as a duty from company’s emerged. The implementation of CSR must be run in a sustainable manner. One form of corporate social responsibility is to do activities that can improve the welfare of the community and improve the environment, providing scholarships for children, the provision of funds for the maintenance of public facilities, as well as donations to community facilities in villages that are social and useful for many people. Doing CSR in company's CSR program, it will improve the image of the company.
Keywords: CSR (Corporate Social Responsibility), Organization, Company.
PENDAHULUAN
Dewasa ini banyak organisasi yang berkembang, mulai dari organisasi pemerintahan hingga organisasi bisnis. Organisasi-organisasi  tersebut memiliki peran dan tujuannya masing-masing sesuai dengan bidang yang dijalani.
Organisasi bisnis berada ditengah-tengah kehidupan masyarakat dan mempunyai hubungan yang saling mempengaruhi terhadap lingkungan sekitar. Selain bertujuan mencari keuntungan, organisasi bisnis juga bertujuan memenuhi kebutuhan masyarakat, sehingga keberlangsungan suatu organisasi bisnis ditentukan dari respon positif masyarakat.
Respon positif yang diberikan oleh masyarakat dapat berupa kesediaan masyarakat untuk membeli produk dan menggunakan jasa dari suatu organisasi bisnis. Oleh sebab itu organisasi bisnis memiliki tanggung jawab sosial. Tanggung jawab perusahaan tersebut disebut sebagai Corporate Sosial Responsibility (CSR).
            CSR merupakan suatu tindakan atau konsep yang dilakukan oleh perusahaan sesuai dengan kemampuan perusahaan tersebut  sebagai salah satu bentuk tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat atau  lingkungan sekitar perusaan tersebut. CSR juga didasarkan pada komitmen terhadap prinsip-prinsip dasar perusahaan seperti intgritas, keadilan, dan rasa hormat antar sesama pekerja dan hubungan dengan masyarakat dan lingkungan.
            Secara umum, CSR mencakup semua tanggung jawab perusahaan kepada masyarakat. Tanggung jawab perusahaan tersebut yaitu tanggung jawab terhadap lingkungan, karyawan, pelanggan, dan masyarakat khususnya yang berada dekat dengan perusahaan didirikan.
            Salah satu bentuk dari tanggung jawab perusahaan yaitu melakukan kegiatan yang bersifat kegiatan sosial dan dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan memperbaiki lingkungan, mengantisipasi dan menjaga agar lingkungan tetap bersih dan aman akibat polusi yang dihasilkan oleh perusahaan,  pemberian beasiswa untuk anak tidak mampu, pemberian dana untuk pemeliharaan fasilitas umum, serta sumbangan untuk fasilitas masyarakat di desa yang bersifat sosial dan berguna untuk masyarakat banyak.
Semua program CSR tersebut merupakan program berjangka panjang dan termasuk bagian dari upaya pengembangan perusahaan secara berkelanjutan. Program ini bermanfaat untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan penjualan atau layanan jasa, memelihara kualitas kerja, , dapat menangani resiko secara lebih efektif dan efisien, mengurangi biaya jangka panjang serta dapat meningkatkan image perusahaan. Oleh karena itu setiap organisasi perlu melakukan program CSR.

Pengertian Tanggung Jawab Sosial
            Tanggung jawab sosial dapat diartikan sebagai wujud pelaksanaan etika dalam organisasi. Pelaku bisnis memandang dari dua sisi yang berbeda mengenai tanggung jawab sosial. Pandangan pertama yaitu melihat bahwa organisasi harus melaksanakan tanggung jawab sosial karena organisasi merupakan bagian dari masyarakat, sehingga memiliki kewajiiban untuk meningkatkan kemakmuran masyarakat. Hal ini disebut dengan pandangan sosial. Dengan dilaksanakannya tanggung jawab sosial diharapkan dapat meningkatkan image bisnis tersebut dimata masyarakat. Sedangkan pandangan yang kedua yaitu pandangan klasik yang berpendapat bahwa organisasi dalam suatu bisnis tidak perlu menjalankan tanggung jawab sosial karena akan menimbulkan konflik antara tujuan ekonomi dengan tujuan sosial, karena pandangan kedua ini hanya berpusat terhadap laba yang diperoleh oleh organisasi.
            Ada 4 strategi dari pelaksanaan tanggung jawab sosial oleh organisasi, yaitu:
  1. Obstruction strategy, dimana organisasi berusaha menghindari atau meminimalkan keterlibatan dalam tanggung jawab sosial dan memprioritaskan kepentingan ekonomi.
  2. Defensive strategy, dimana organisasi melakukan tanggung jawab sosial sebatas yang disyaratkan dalam peraturan atau undang-undang yang berlaku agar mereka dapat mempertahankan organisasi.
  3. Accomodative strategy, dimana organisasi melakukan tanggung jawab sosial sebatas etika minimum yang dapat diterima oleh masyarakat, dan memenuhi tujuan ekonomi, hukum, dan kriteria etika.
  4. Proactive strategy, dimana organisasi memenuhi semua ketentuan dalam pelaksanaan tanggung jawab sosial sebagai tindakan proaktif agar tidak akan terjadi dampak sosial yang buruk terhadap organisasi
Organisasi
`Kata Organisasi merupakan kata serapan dari kata bahasa Inggris, yaitu “Organization”, dan didefinisikan yang artinya mengatur atau kumpulan sesuatu yang diatur bekerja sama. Pengertian organisasi sendiri adalah kumpulan manusia dan sarana pendukung yang diikat pada suatu kesatuan untuk mencapai tujuan bersama. Sebuah organisasi perlu memiliki manusia yang mengatur organisasi tersebut, dimana yang sering kita sebut sebagai Manajer. Manajer merupakan “ Manusia yang melakukan atau melaksanakan semua fungsi manajemen yang diarahkan kepada pencapaian tujuan organisasi.
            Beberapa prinsip organisasi yang baik antara lain:
  1. Visi dan Misi. Suatu organisasi hendaknya mempunyai visi dan misi yang dimengerti oleh semua pegawai organisasi/perusahaan.
  2. Tujuan. Suatu organisasi harus memiliki tujuan yang jelas dan dapat dimengerti oleh seluruh komponen perusahan.
  3. Sakala Hierarki.
  4. Kesatuan Perintah dan wewenang. Perintah disini dimaksud terdiri dari satu orang agar tidak menimbulkan kebingungan dalam melaksanakan perintah.
  5. Pertanggungjawaban. Seorang karyawan akan memberikan pertanggungjawaban atas pekerjaan yang telah dilakukan  kepada pemimpinnya.
  6. Pembagian Kerja. Pekerjaan diberikan sesuai dengan bagian-bagian/divisi-divisi fungsi yang ada di dalam perusahaan tersebut.
  7. Keseimbangan. Pekerjaan dibagi secara adil kepada setiap karyawan pada masing-masing divisi.
  8. Fleksibilitas. Setiap sumber daya manusia yang ada sewaktu-waktu dapat bekerjasama untuk mencapai tujuan perusahaan.
  9. Rentang Kendali. Jumlah bawahan yang dikendalikan ditentukan pada kemampuan dan motivasi yang dimiliki oleh pimpinan dan kualitas bawahan. Kemampuan ini ditentukan oleh pendidikan dan pengalaman.
  10. Kepemimipinan dan Keputusan. Gaya kepemimpinan yang dianut dalam sebuah perusahaan desentralisasi/sentralisasi dalam mengambil keputusan. Sebaiknya pengambilan keputusan diserahkan kepada pucuk pimpinan sesuai dengan unit masing-masing.
Corporate Social Responsibility (CSR)
Corporate Social Responsibility (CSR) merupakan tanggung jawab sosial perusahaan terhadap bisnis yang berorientasi atas laba yang diperoleh  oleh perusahaan tersebut. Tanggung jawab sosial ini ditujukan kepada seluruh komponen manusia yang terlibat dalam perusahaan di suatu bisnis, seperti: pemerintah, lembaga-lembaga sosial, pemegang saham, karyawan, serta konsumen.
Pengertian Corporate Social Responsibility (CSR) menurut para ahli :
  1. “CSR means that a corporation should be held accountable for any of its actions that a corporation should be held accountable for any of its actions that affect people, their communities, and their environment.” (Lawrance, Weber and Post, 2005)
  2. “The commitment of business to minimize its negative impacts and maximize its positive cintributions to all stakehholders in connection in economic, social and enviromental aspects to acheive sustainable development.” (Indonesi Business Links, 2001)
  3. Business for Social Responsibility/BSR (2002) mendefinisikan CSR sebagai: “business practices that strengthen accountability, respecting ethical values in the interest of all stakeholders”. BSR juga menyatakan bahwa pelaku bisnis yang bertanggung jawab menghormati dan memelihara lingkungan hidup serta membantu meningkatkan kualitas hidup melalui pemberdayaan masyarakat dan melakukan investasi di dalam masyarakat di mana perusahaan beroperasi. Isu-isu CSR yang penting untuk diperhatikan oleh perusahaan menurut BSR mencakup: business ethic, communitu investment, environment, governance and accountability, human rights, marketplace, vision, mission and values, workplace.
  4. Rumusan CSR dari The Globe Scan. Berdasarkan survey terhadap para konsumen dan masyarakat di berbagai Negara, The Globe Scan mengklasifikasikan CSR yang dilakukan perusahaan ke dalam dua kategori: (1) Operational responsibilities, yaitu berbagai standar yang ingin dicapai oleh perusahaan melalui kegiatan perusahaan. Operational responsibilities mencakup berbagai hal sebagai berikut: protecting health and safety of workers, not engaging in bribery or corruption, not using child labour, protecting the environment, making profit and paying taxes, treating employees fairly, providing quality products at low price, providing secure jobs, applying universal standards across the world. (2) Citizenship responsibilities, yaitu bebagai tindakan yang tidak harus dilakukaan perusahaan dalam kegiatan mereka tetapi memungkinkan perusahaan untuk melakukan diferensiasi dari pesaing. Citizenship responsibilities mancakup berbagai hal sebagai berikut: responding to public concerns and viewpoints, reducing human rights abuses, increase economic stability, reducing the gap between the rich and poor, supporting charities and communities, solving social problems, supporting charities and communities, solving social problems, supporting progressive government policies.
Tanggung Jawab Sosial Bisnis (Corporate Social Responsibility)
Dalam kehidupan sehari-hari terutama dalam kegiatan bisnis tidak bisa lepas dari masyarakat lingkungan tempat kita bekerja. Oleh karena itu, tanggung jawab organisasi/perusahaan harus diperhatikan dalam lingkungan sekitarnya. Kegiatan Social Responsibility yang harus diperhatikann adalah:
  1. Tanggung jawab terhadap masyarakat dan lingkungan.
Tanggung jawab disini mengenai akibat yang dimunculkan dari kegiatan bisnis yang dilakukan. Seperti zat-zat yang berbahaya yang dapat merusak lingkungan sekitar dan merugikan orang yang terkena polusi baik melalui air, tanah, dan udara yang kita hirup.
  1. Tanggung jawab terhadap konsumen.
Dalam hal ini perusahaan/organisasi bertanggung jawab atas kegiatan bisnis yang dilakukan dengan melihat hak-hak konsumen untuk menghindari adanya komplain dari konsumen karena perbuatan produsen yang tidak baik terhadap konsumen. Hak-hak konsumen di antaranya: hak untuk mendapat keamanan, hak atas informasi yang diberikan, hak untuk memilih, dan hak untuk didengar.
  1. Tanggung jawab terhadap karyawan.
Tanggung jawab terhadap karyawan ini merupakan hal yang sudah mulai dilakukan oleh perusahaan-perusahaan dan organisasi lainnya, yaitu dengan pemilihan karyawan dengan teliti, pelatihan terhadap karyawan, peraturan yang dijalankan dalam sebuah perusahaan, memberikan gaji secara adil dan tidak adanya diskriminasi.
.
Dampak CSR bagi Perusahaan
CSR adalah suatu tindak kepedulian yang dilakukan oleh perusahaan yang didasari pada tiga prinsip dasar  yang dikenal dengan istilah Triple Bottom Lines, yakni: Profit (keuntungan), People (Masyarakat), Planet (Lingkungan) (Wibisono: 2007).
Dewasa ini masyarakat lebih selektif memilih produk yang sudah dikeluarkan oleh suatu perusahaan. Biasanya masyarakat cenderung memilih produk dari perusahaan yang peduli akan lingkungan atau yang melakukan CSR. Oleh karena hal tersebut perusahaan banyak mendapatkan manfaat dengan adanya pelaksanaan Corporate Social Responbility, seperti produk yang semakin diminati oleh masyarakat dan perusahaan diminati investor. Pada dasarnya CSR ini bisa dijadikan sebagai alat marketing oleh perusahaan jika pelaksanaannya berkelanjutan.
Dalam melakukan CSR perusahaan pasti akan mengeluarkan biaya yang menyebabkan perusahaan mengurangi pendapatan yang akhirnya akan berpengaruh pada jumlah profit yang diperoleh. Namun, dengan melaksanakan CSR ini perusahaan akan mendapatkan kepercayaan yang tinggi dari konsumen. Dengan begitu penjualan yang dilakukan oleh perusahaan akan semakin membaik yang pada akhirnya pelaksanaan CSR dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan.
Tanggung jawab sosial atau CSR adalah salah satu hal yang memiliki peranan penting pada kelangsungan hidup suatu perusahaan. Jika suatu perusahaan mengabaikan CSR maka dapat mengganggu kelangsungan hidup perusahaan itu sendiri. Bahkan perusahaan bisa saja mendapat tuntutan dari lingkungan internal dan eksternal perusahaan khusunya masyarakat.
Setelah perusahaan melaksanakan CSR ini biasanya akan ada dampak yang signifikan bagi perusahaan pada kinerja perusahaan dan finansial dimana kondisi keuangan akan mengalami perubahan yang tercermin dalam laporan keuangan yang mengalami pertumbuhan.
Dapat disimpulkan dampak CSR bagi perusahaan antara lain adalah sebagai berikut;
1.      Meningkatkan citra perusahaan
Dalam pelaksanaan CSR konsumen bisa lebih mengenal perusahaan yang bersangkutan yang selalu melakukan kegiatan yang bermanfaat bagi masyarakat.
2.      Memperkuat “Brand” Perusahaan
Kegiatan ini dilakukan dengan untuk menimbulkan kesadaran dalam diri masyarakat akan suatu produk yang dibuat oleh perusahaan yang bersangkutan misalnya dengan membagikan produk tersebut secara gratis sehingga posisi brand perusahaan bisa lebih meningkat.
3.      Mengembangkan kerja sama dengan para pemangku kepentingan
Dalam pelaksanaan CSR perusahaan memerlukan bantuan dari pemerintah daerah, masyarakat maupun perguruan tinggi. Oleh karena hal tersebut perusahaan perlu membangun relasi yang baik dengan instansi-instansi tersebut.
4.      Menghasilkan Inovasi dan Pembelajaran atau Meningkatkan Pengaruh Perusahaan
Untuk melaksanakan CSR perusahaan perlu berkreatifitas yang pada akhirnya bisa meningkatkan peran dan posisi perusahaan dalam bisnis yang mendunia.
5.      Membedakan perusahaan dengan pesaingnya
Dalam hal ini perusahaan mempunyai kesempatan untuk memperlihatkan keungulannya sehingga dapat membedakannya dengan perusahaan lain.
6.      Membuka akses untuk inovasi dan pembiayaan bagi perusahaan
Para investor kini paham betul bahwa sangat penting berinvestasi dengan perusahaan yang sudah melaksanakan CSR. Perusahaan perbankan juga lebih memilih atau memprioritaskan pemberian bantuan dana pada perusahaan yang sudah melakukan CSR.
7.      Meningkatkan harga saham
Dengan melakukan CSR yang sesuai dengan bisnis utama yang dijalani dan rutin dalam pelaksanaannya maka masyarakat atau pemerintah akan semakin mengenal perusahaan. Maka permintaan terhadap saham perusahaan pun akan meningkat.

Implementasi
Setiap perusahaan perlu memahami secara utuh arti dari tanggung jawab sosial perusahaan atau yang lebih dikenal dengan CSR (Corporate Social Responsibility), sehingga pelaksanaan CSR dapat berjalan secara berkelanjutan. Saat ini banyak terjadi perubahan-perubahan dalam implementasi CSR tidak terkecuali di Indonesia, sehingga perlu adanya upaya dan strategi agar implementasi CSR dapat berjalan sesuai dengan ide dan konsep dasarnya. Strategi tersebut meliputi empat agenda utama yaitu:
1.      Pedoman (Guidelines) dan Tata Etika (Codes of Conduct)
Pedoman CSR sangat penting dan diperlukan oleh perusahaan dalam pelaksanaan strategi CSR. World Business Council for Sustainable Development merupakan salah satu institusi dengan pedoman CSR yang baik dan efektif yang telah diakui oleh beberapa institusi global. Tetapi yang dijadikakan sebagai acuan utama adalah UN Global Compact yang di resmikan oleh Kofi Anan sebagai mantan Sekjen PBB. Isi dari UN Global Compact yaitu:
-     Hak Azasi Manusia
1.      Mendukung dan menghormati perlindungan HAM
2.      Menghindari keterlibatan di dalam pelanggaran HAM
-     Aturan Perburuhan
3.      Mempertahankan kebebasan berserikat dan perjanjian kolektif
4.      Penghapusan kerja paksa
5.      Penghapusan kerja oleh kanak-kanak
6.      Peniadaan diskriminasi dalam penempatan tenaga kerja dan penugasan
-     Lingkungan
7.      Mendukung kehati-hatian dalam penanganan lingkungan
8.      Penyebarluasan tanggung jawab lingkungan
9.      Mendorong penggunaan teknologi ramah lingkungan
-     Anti Korupsi
10.  Secara aktif melawan segala bentuk korupsi, termasuk pemerasan dan penyuapan. (Kartini,2009:48)
UN Global Compact dijadikan sebagai suatu pedoman di beberapa negara dan telah disesuaikan dengan kebijakan di negaranya masing-masing untuk diterapkan pada perusahaan.
Setiap perusahaan mempunyai tata etika atau ‘codes of conduct’. Tata etika tersebut mengatur etika perusahaan dalam melakukan kegiatannya seperti produsi, behubungan antar sesama pekerja atau perusahaan lain, etika proses bisnis, etika ngehadapi pesaing, cara bertemu dan menghadapi pelanggan.
Dengan berpedoman kepada nilai UN Global Compact yang disesuaikan dengan persepsi serta kebijakan perusahaan, maka tata etika ini menjadi alat bagi perusahaan dalam menjalankan bisnis dan memperkuat pedoman CSR-nya.
2.      Sistem dan Kebijakan Manajemen Koporat
CSR merupakan bagian dari sistem manajemen suatu perusahaan. Korporat yang sadar akan pentingnya CSR dan melihat dampak yang dihasilkan dari CSR dengan jelas, akan menjadikan CSR sebagai strategi perusahaan yang akan profitable secara berkelanjutan dan dalam jangka waktu yang lama. Korporasi seperti ini akan menempatkan nilai-nilai CSR pada skema visi dan nilai perusahaan.
Sedangkan jika perusahaan hanya ikut-ikutan atau melihat CSR sebagai bagian dari fungsional korporat  yang disejajarkan dengan fungsi manajemen yang lainnya dan secara visi serta nilai tidak ada hubungannya dengan CSR value maka perusahaan itu hanya berbuat sesuatu yang bersifat temporer saja karena program-program CSR bersifat parsial dan tidak berjangka panjang.
3.      Komitmen dan Kemitraan diantara Stakeholder
Dalam pelaksanaan CSR, Stakeholder merupakan bagian yang paling strategis. Perusahaan yang mampu bekerjasama dengan stakeholder sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan maka akan menciptakan sistem kerja CSR yang efektif dan menguntungkan bagi setiap pihak. Pengidentifikasian stakeholder sangat penting, jika hasil identifikasi sudah valid dengan strategi perusahaan tentang CSR maka akan muncul program kerja.
Dari program kerja akan muncul kemitraan dan partner kerja yang untuk melaksanakan  program CSR agar berjalan efektif dan efisien.
Dalam melaksanakan program CSR, perusahaan membutuhkan pemerintah, masyarakat (civil society) agar program tidak berjalan masing-masing. Untuk itu lah diperlukan “Tri-Sector Partnerships”

 








Ketiga unsur ini harus bekerjasama sehingga strategi kolaborasi kemitraan ini akan menghasilkan program CSR yang berfungsi untuk semua pihak.
Peran Pemerintah :
-          Mewakili kepentingan pemilik saham
-          Negosiasi dan membuat komitmen atau kerjasama internasional
-          Menyediakan kerangka kerja legal atau regulasi yang mengatur semua sector serta menyiapkan kebijakan-kebijakan nasional
-          Mengawasi kinerja negara dan mengambil tindakan untuk mencapai keteraturan
Peran Perusahaan:
-          Mewakili kepentingan pemilik saham
-          Mencari keuntungan ekonomi pasar
-          Bertindak mandiri dalam mengoperasikan perusahaan dengan menerapkan kode etik yang berlaku
Peran Civil Society:
-          Mewakili pemangku kepentingan diantara sesama masyarakat yang mempengaruhi atau dipengaruhi oleh tujuan kelompok
-          Mengutamakan nilai-nilai yang berhubungan dengan lingkungan,sosial, HAM dan pembangunan
-          Mengawasi pemerintah dan perusahaan dalam bertindak
4.      Indikator Kinerja Kkunci dalam Implementasi CSR
Agar strategi CSR dapat berjalan dengan lancar, diperlukan indicator kinerja kunci dalam implementasi CSR. Indikator yang paling efektif adalah bersifat kualitatif. Ada delapan indicator yang sebaiknya digunakan, yaitu:
1.      Leadership (Kepemimpinan)
Program CSR dapat dikatakan sukses jika mendapatkan dukungan dari top management.
2.      Proporsi Bantuan
CSR dirancang buka semata-semata pada kisaran anggaran, melainkan pada tingkatan pelaksanaan maksimal. Dalam pembutan program CSR tidak diukur dari besarnya anggaran.
3.      Transparansi dan Akuntabilitas
Pelakasanaan program CSR perlu keterbukaan anggaran, sehingga dalam pelaksanaan nya harus membuat laporan tahunan, dan mekanisme audit sosia adan finansial.
4.      Cakupan Wilayah
5.      Perencanaan dan Mekanisme Monitoring dan Evaluasi
Dalam pelaksanaan program CSR perlu melibatkan multi-stakeholder pada setiap siklus pelaksanaan proyek, perlu memerhatikan aspek-aspek lokalitas
6.      Pelibatan Stakeholder
Perlu adanya mekanisme koordinasi antara stakeholder dan masyarakat,perlu adanya mekanisme untuk menjamin partisipasi masyarakat untuk mengikuti Program CSR
7.      Keberlangsungan
Dengan berjalannya program CSR maka akan muncul rasa memiliki, dan masyarakat dapat mengambil andil dalam proyek ini
8.      Hasil nyata
Berkurangnya angka kematian dan kesakitan,memberikan dampak ekonomi masyarakat yang dinamis, terjadi perubahan pola piker masyarakat.

5.        Pelaporan CSR
   Implementasi CSR memerlukan pelaporan untuk menginformasikan serta dijadikan sebagai alat komunikasi atas berntuk pertanggung jawaban kepada stakeholder. Pelaporan hasil program CSR ini sangat strategis untuk meningkatkan image perusahaan secara nyata. Dalam pembuatan laporan program CSR ini berisikan perencanaan program CSR dan anggaran yang dibutuhkan serta dampak-dampak positif yang dihasilkan dari hasil kegiatan CSR. Laporan ini akan disampaikan kepada pemangku kepentingan.
Laporan program CSR ini bisa berupa pemmberitahuan di portal perusahaan, laporan kinerja tahunan, bisa juga diumumkan dalam forum-forum seperti seminar, konferensi, rapat. Dengan kata lain dapat pelaporan CSR dapat berperan besar untuk memublikasikan kegiatan CSR  kepada stakeholder sebagai peningkatan imange perusahaan
Dalam pembuatan laporan program CSR membutuhkan ketelitian dan kecermatan. Ini mengakibatkan laporan CSR terlihat komprehensif, oleh karena itu banyak perusahaan yang melaporkan hasil kegiatan CSR dimuat dalam puluhan lembar, dan laporan tersebut sangat detail karena hal ini menyangkut penonjolan image perusahaan.


Hubungan antara Perusahaan dengan Corporate Social Responsibility
Organisasi bisnis berada ditengah-tengah kehidupan masyarakat. Selain bertujuan mencari keuntungan, organisasi bisnis juga bertujuan memenuhi kebutuhan masyarakat, sehingga keberlangsungan suatu organisasi bisnis ditentukan dari respon positif masyarakat.
            Menurut chrysanti Hasibuan-Sedyono (Vice Chair Board of Management Indonesia Business Links) Etika bisnis merupakan dasar atau jiwa dari pelaksanaan sebuah unit usah. Sementara CSR merupakan manifestasinya. Etika bisnis berbicara mengenai nilai. Apakah sebuah perusahaan menganut nilai yang baik atau yang buruk. Kalau memang memegang nilai yang baik dalam berbisnis maka perusahaan tersebut pasti akan menjalankan CSR yang memang bertanggung jawab.
            Pelaksanaan CSR sudah diatur dalam Undang-undang Perseroan tahun 2007 yaitu, Menjadikan CSR sebagai tanggung jawab terhadap masyarakat dan lingkungan.
            Banyak perusahaan mendefinisikan program CSR secara beragam. Sebenarnya esensi CSR bermakna bahwa perusahaan harus bertanggung jawab kepada stakeholder (pemangku kepentingan) bukan Shareholder (pemegang saham).
            Salah satu bentuk dari tanggung jawab sosial  perusahaan yaitu melakukan kegiatan yang dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan memperbaiki lingkungan, pemberian beasiswa untuk anak tidak mampu, pemberian dana untuk pemeliharaan fasilitas umum, serta sumbangan untuk fasilitas masyarakat di desa yang bersifat sosial dan berguna untuk masyarakat banyak.
            Dengan perusahaan melakkukan program CSR maka akan meningkatkan image perusahaan.

Kesimpulan

          Suatu perusahaan dalam menjalankan bisnis perlu memerhatikan orang-orang yang yang secara tidak langsung berhubungan dengan bisnis tersebut, yaitu masyarakat dan lingkungan luar perusahaan sekitarnya. Karena penerapan CSR merupakan sebuah program yang menceriminkan atau menampilkan bentuk rasa terima kasih perusahaan terhadap masyarakat dan lingkungan sekitarnya.
Tanggung jawab sosial atau lebih kenal dengan Corporate Social Responbility merupakan suatu kegiatan positif yang dilakukan oleh suatu perusahaan bagi masyarakat maupun lingkungan sekitar.
            CSR merupakan pelaksanaan yang bersifat wajib, bahkan kini sudah banyak perusahaan yang secara sukarela untuk melaksanakan program CSR ini.
            Dampak dari CSR sendiri sangat berpengaruh terhadap perusahaan meskipun memiliki jenis usaha bisnis yang sama. Hal ini disebabkan oleh setiap perusahaan memiliki ciri yang berbeda sehingga akan berpengaruh terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.



REFERENSI
Hartman, Laura P dan Joe Desjardins.2011. Etika Bisnis. Jakarta: Erlangga

Kartini, Dwi.2009. Corporate Sosial Responsibility. Bandung:PT  RefikaAditama
Alma, B. (2013). Pengantar Bisnis. Bandung: Alfabeta.
SP, S. W. (2007). Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Siswandi. (Jakarta). Aplikasi Manajemen Perusahaan. 2011: Mitra Wacana Media.
Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung Barat: Akbar Limas Perkasa.

Author : writing always help Comments : 0
Posted :
Read More

Kegiatan dalam Kantor

Kegiatan dalam Kantor
Oleh: Shela Novianti Gumilang
NIM: 135211056

Program Studi Diploma III Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung

Abstract

In an office environment the job is the most important part for a smooth running of the office. The office itself has the characteristics and functions of all activities related to the writing. The activity consists of activities to collect, record, process, reproduce, transmit and store each activity has a role in helping each smooth operation of the office . In its activities the office is also conducting the processing of data stored in multiple records can be read and used or could be used as evidence of authentic, other than that such records can be used as the basis for leadership in making decisions. In the course of his own office, usually no special activities performed by employees or secretaries, such as; guest correspondence and handling activities. And to facilitate all the activities that need to be made SOP office within the company.
Keyword: Activity, office, organization

Pendahuluan
Dalam suatu kantor hal yang menjadi kegiatan utamanya adalah pelayanan. Karena dalam setiap kantor terutama dalam bagian administrasi melayani adalah hal yang utama yang akan membantu kegiatan kantor menjadi lebih efektif dan efisien.



Pada dasarnya dalam kegiatan kantor sebagian besarnya dilaksanakan dengan kegiatan tulis menulis yang dikaitkan dengan


kegiatan tata usaha dan harus disusun dengan sistematis agar memudahkan apabila suatu data tersebut dibutuhkan kembali. Salah satu hasil kantor yang sering kali dibutuhkan adalah arsip atau warkat. Karena setiap kantor baik itu kantor yang berskala kecil maupun skala besar pasti akan menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tidak tergantung pada skala kantor tersebut.
Kegiatan kantor sendiri bisa dibagi-bagi berdasarkan tingkat kepentingannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan kantor tersebut. Seperti berikut;
·         Menciptakan organisasi yang efektif.
·         Adanya fasilitas fisik kantor yang baik.
·         Pengadaan peralatan dan perlengkapan yang menunjang kegiatan kantor.
·         Adanya fasilatas servis.
·         Terjadinya hubungan yang baik antara pimpinan dan karyawan.
·         Memperbaiki prosedur kerja yang salah.
·         Mengawasi aktifitas kantor.

A.    Pengertian Pekerjaan Kantor
Kantor merupakan sebuah tempat dimana diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai dari menerima hingga informasi tersebut disampaikan kepada pihak yang membutuhkan. Dan berikut  ini adalah beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut para ahli;
1.      GR. Terry
Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
2.      William Leffingwell dan Edwin Robinson
Menekankan pada warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.
3.      Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford
Menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.
Dari beberapa pengertian pekeraan kantor diatas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor merupakan kegiatan suatu kegiatan utama di perkantoran yang berkaitan dengan kegiatan tulis menulis yang berhubungan dengan pelayanan.
A.    Hakekat Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor pada dasarnya merupakan kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan. Pelaksanaan kegiatan tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mesin kantor, alat hitung ataupun cara lainnya yang dilakukan secara manual, meskipun demikian tujuan dari kegiatan tesebut tetaplah sama yaitu membuat dan menyediakan informasi yang memliki manfaat bagi semua pihak.
Pekerjaan kegiatan kantor tersebut dapat kita kelompokkan menjadi beberapa hal berikut;
1.      Mengumpulkan/menghitung keterangan
Kegiatan ini merupakan kegiatan mencari dan berusaha untuk tersedianya informasi maupun keterangan yang sebelumnya belum tersedia di suatu perusahaan ataupun organisasi tersebut. Sehingga keterangan atau informasi tersebut bisa berguna untuk perusahaan maupun organisasi tersebut.
2.      Mencatat keterangan atau informasi
Merupakan kegiatan mencatat semua informasi yang sudah di dapat dari keterangan yang ada menjadi sebuah catatan yang nantinya dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
3.      Mengolah keterangan
Kegiatan menyajikan keterangan yang telah di dapat dalam bentuk yang lebih berguna.
4.      Menggandakan keterangan
Merupakan kegiatan memperbanyak keterangan atupun informasi yang sudah diperoleh sebanyak jumlah yang diperlukan.
5.      Mengirim keterangan
Kegiatan menyampaikan keterangan maupun informasi yang telah di dapat kepada pihak lain.
6.      Menyimpan keterangan
Kegiatan menyimpan keterangan yang sudah di dapat secara teratur, sistematis dan aman agar tidak kesulitan jika suatu saat dibutuhkan kembali.
Dari pengelompokan diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan kantor meliputi; pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan keterangan ataupun informasi yang diperoleh. Kegiatan-kegiatan tersebut dapat diperluas lagi menjadi keterangan yang lebih berguna bagi anggota perusahaan maupun anggota organisasi tersebut.
Berdasarkan pengelompokkan diatas kegiatan kantor dapat dikerucutkan lagi menjadi beberapa hal berikut;
1.      Menulis atau melakukan kegiatan wawancara yang berhubungan dengan warkat atau arsip-arsip kantor yang mengandung kegiatan komunikasi.
2.      Menghitung
3.      Menggolongkan dan menyimpan warkat.
Setiap kegiatan penulisan dapat dikatakan sebagai kegiatan kantor yang paling sering dilakukan di suatu perusahaan maupun organisasi demikian juga dengan kegiatan hitung-menghitung.
Menurut William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson pekerjaan kantor itu meliputi:
1.      Receiving, dispatching, and shipping orders.
2.      Billing.
3.      Correspondence, dictation, typing.
4.      Filling
5.      Passing credit and collecting outsanding accounts.
6.      Handling, distributing, and dispatching mail.
7.      Duplicating and addressing work.
8.      Miscellancous, such as telephone, receiving visitors, messenger service.
9.      Special tasks.
10.  Making records.

1.      Menerima, mengirim dan mengangkut pesanan.
2.      Membuat rekening.
3.      Surat-menyurat, mendikte, mengetik.
4.      Menyimpan arsip atau warkat.
5.      Menyampaikan piutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
6.      Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat-surat pos.
7.      Pekerjaan memperbanyak warkat dan memberikan alamat.
8.      Bermacam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu
9.      Tugas-tugas khusus.
10.  Membuat warkat.
Selain kegiatan diatas kegiatan kantor juga mempunyai kegiatan lain yang lebih penting yaitu suatu perencanaan yang mengandung ketentuan waktu. Perencanaan merupakan kegiatan membuat rencana tindakan yang menentukan apa yang akan dilakukan, siapa yang mengerjakan dan di mana hal tersebut dikerjakan.
B.     Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
Hal-hal yang menjadi ciri-ciri pekerjaan kantor yang penting terdiri dari beberapa hal berikut;
1.      Memiliki sifat memudahkan dan meringankan
Dalam hal ini pekerjaan kantor menjadi media yang penting untuk meningkatkan pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Pekerjaan kantor akan membantu anggota dari organisasi ataupun suatu perusahaan dalam menambah output, memotivasi pegawai, pemberian upah atau gaji, pengiriman pesanan barang dan melancarkan komunikasi dengan pihak lain.

2.      Bersifat memberikan pelayanan
Menolong pekerjaan lain agar bisa berjalan dengan baik dan dilaksanakan dengan cepat serta tepat waktu dan dapat menghasilkan keuntungan atau tujuan dari badan usaha tersebut bisa tercapai secara maksimal.

3.      Merembes kepada semua bagian organisasi
Ciri ini berarti bahwa tata usaha dalam suatu kantor itu diperlukan dimana-mana dan dapat dilaksanakan dalam organisasi atau perusahaan tersebut.

4.      Semua anggota organisasi melaksanakan kegiatan kantor
Pekerjaan kantor dilaksanakan oleh semua orang yang ada pada organisasi tersebut, terlepas dari apa tugas pokok masing-masing anggota tersebut.

5.      Isi pekerjaan kantor itu sendiri
Pada dasarnya pekerjaan kantor terdiri atas kegiatan mengetik, menghitung, memeriksa, menyimpan warkat, menelepon, menggandakan, mengirim surat, dan lain sebagainya.

6.      Pemencaan
Dalam hal ini pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam tiap bagian di organisasi atau perusahaan tersebut.

C.    Fungsi Kantor
Kantor memiliki suatu fungsi untuk memberikan pelayanan komunikasi yang baik.
            Dalam menjalankan kegiatan komunikasi berarti suatu organisasi memberikan dan menerima keterangan maupun informasi dari pihak lain. Maka dari itu fungsi-fungsi pokok kantor antara lain menerima, mencatat, menyusun dan memberi keterangan.
            Menurut J.C Denyer dalam bukunya yang berjudul “Office Administration” fungsi kantor yang baik adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi serta warkat, rinciannya sebagai berikut;
a.       To receive information (untuk menerima keterangan).
b.      To record information (untuk mencatat keterangan).
c.       To arrange information (untuk menyusun keterangan).
d.      To give information (untuk memberi keterangan).
e.       To safeguard assets (untuk menjamin aktiva-aktiva).

D.    Kegiatan Perkantoran

Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang sulit untuk diukur. Karena kegiatan kantor mencakup proses menjalankan, menyimpan catatan atau warkat, korespondensi dan komunikasi. Maka dari itu para anggota kantor harus up to date terhadap informasi yang ada.
Dalam pembahasan kali ini akan di bahas beberapa kegiatan yang sering dilakukan di kantor, seperti; mengolah data dan informasi, korespondensi, penanganan telepon, dan penerimaan tamu.
1.      Mengolah Data dan Informasi

Dalam hal ini dijelaskan tentang bagaimana mengelola data kantor seperti laporan atau catatan kantor, alur korespondensi dalam surat menyurat, dan arsip kantor.
Dalam mengolah data dan informasi kantor diperlukan catatan-catatan penting yang nantinya akan menjadi sumber informasi. Karena catatan-catatan tersebut adalah laporan tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian yang perlu disimpan. Karena itulah catatan kantor pun disebut sebagai data yang digunakan pada setiap kegiatan untuk menarik suatu kesimpulan.
Catatan tersebut terdiri sebagai berikut:
a.       Catatan personalia (personnel records)
Dalam catatan ini biasanya terdapat info mengenai nama, alamat, status, usia, kebangsaan, pendidikan dan pengalaman kerja.
b.      Catatan produksi (production record)
Catatan ini berisi mengenai jumlah produk yang di hasilkan dan dijual, jenis bahan dan jenis mesin yang digunakan.
c.       Catatan inventaris (inventory record)
Catatan ini berisi daftar nama dan jumlah artikel dalam persediaan, dan kondisi fiski; gaya, ukuran dan lokasi.
d.      Catatan penjualan (sales record)
Catatan ini berisi mengenai nama barang, jumlah barang, daerah penjualan dan alat distribusi.
e.       Catatan finansial (Financial records)
Catatan ini berisi menganai kredit perusahaan, tanggal pembayaran, jumlah uang yang akan ditagih, data upah/gaji yang harus dibayar.
Catatan-catatan kantor tersebut akan berpengaruh besar terhadap keputusan yang akan diambil. Tujuan dari catatan kantor itu sendiri adalah sebagai berikut;
-          Menyediakan fakta-fakta tentang kajadian dalam bentuk catatan, seperti; perjanjian jual-beli, konsekuensi tertentu dan hal yang lainnya.
-          Memberikan manajer orientasi tentang
-          posisi perusahaan. Apakah perusahaan tersebut memiliki kemajuan, statis atau bahkan mundur dan bisa juga menggambarkan kondisi kantor.
-          Membuat perbandingan dengan jangkawaktu tertentu mengenai jenis produk, perusahaan dengan perusahaan, cabang dengan cabang, kantor dengan kantor dan bagian dengan bagian.
-          Dapat menemukan kesalahan yang mungkin saja terjadi. Catatan kantor berfungsi sebagai alat untuk mengukur suatu kegiatan yang terjadi di kantor tersebut.
-          Membuat standarisasi catatan yang tertulis yang digunakan untuk memudahkan penyusunan catatan di kantor dan pembacaan data.
-          Memenuhi syarat undang-undang yang berlaku karena catatan kantor dapat dijadikan bukti dan perlindungan hukum. Contohnya; jaminan sosial dan kontrak penjualan.
-          Digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

2.      Korespondensi dalam Kantor

Hampir sepertiga dari pekerjaan kantor terdiri dari pekrjaan mengenai kegiatan komunikasi tertulis, seperti; penanganan surat masuk, penanganan surat keluar, surat-surat antara departemen yang terdapat di kantor dan sebagainya. Bagian yang paling bertanggung jawab dalam kegiatan ini adalah manajemen kantor yang bertugas untuk mengawasi kegiatan komunikasi tertulis ini, khususnya kegiatan surat-menyurat.
Dalam suatu kantor pengendalian surat merupakan hal yang penting. Seorang sekretaris dan stafnya yang ada di sekretariat diwajibkan untuk mengetahui bagaimana proses ataupun prosedur surat masuk dan surat keluar. Jika kantor tersebut merupakan kantor yang kecil maka pengurusan surat-menyurat menjadi tanggung jawab sekretaris, sedangkan pada kantor yang lebih besar dan volume pekerjaan yang tinggi pengendalian surat ditangai oleh bagian khusus, bisa saja dikendalikan oleh bagian kearsipan. Tetapi sekretaris tetap bertanggung jawab dalam pendistribusian surat masuk.
Pengendalian surat ini meliputi kegiatan pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut, dan pengiriman surat. Hal ini dilakukan agar surat lebih cepat dan tepat sampai pada pengolah dan dapat dilakukan tindak lanjut.
                        Pembagian Surat
1.      Surat Penting
Surat penting adalah surat yang bersifat mengikat dan memerlukan tindak lanjut dengan segera. Bila surat tersebut terlambat ditangani atau bahkan hilang maka akan menghambat dan merugikan kantor itu sendiri.
2.      Surat Biasa

Surat ini biasanya tidak mengikat dan  tidak memerlukan tindak lanjut, jika suratnya pun hilang maka bisa di dapatkan dari sumber yang lainnya.

3.      Surat Rahasia

Surat ini bersifat memerlukan perlindungan. Karena jika sampai bocor maka akan menyulitkan pelaksanaan kegiatan kantor.
Prosedur Penanganan Surat Masuk
Prosedur penanganan surat masuk meliputi:
1.      Menyortir/memisahkan
Ketika ada surat masuk, maka dilakukan pemeriksaan terhadap kebenaran alamatnya kemudian di kelompokan.
2.      Membuka surat
Surat yang boleh dibuka oleh sekretaris hanyalah surat dinas, kecuali dalam keadaan tertentu jika seorang atasan yang meminta sekretaris untuk membuka surat pribadinya. Agar tidak rusak saat membuka surat harus digunakan pisau surat atau mesin pembuka surat pada sepanjang bagian atas atau salah satu sisinya. Kemudian bubuhkan tanggal dan waktu surat diterima, di balik surat maupun dalam amplop.
3.      Mengeluarkan dan menerima isi surat
4.      Pencatatan surat
Surat yang sudah diberi cap tanggal segera di catat dalam buku agenda surat atau kartu kendali.
5.      Menyampaikan surat kepada pimpinan.
6.      Distribusi surat (disposisi) ke departemen lain.
7.      Menjawab surat.
Proses Penanganan Surat Keluar
1.      Menerima konsep surat dari pimpinan dengan beberapa poin-poin penting dalam isi surat tersebut.
2.      Mencatat pada buku agenda atau kartu kenadali.
Jika surat tersebut sudah di konsep maka staf sekretaris mencatat surat tersebut pada buku agenda atau kartu kendali yang diisi data-data, nomor urut, tanggal pengiriman, hal dan alamat yang dituju.
3.      Mengetik konsep surat (bentuk akhir surat)
Surat diketik dengan dua spasi, agar membantu pimpinan dalam mengoreksi atau menyisipkan sesuatu, jika konsep sudah disetujui maka surat di ketik  pada kertas yang sudah terdapat kepala suratnya.
Apabila surat yang dibuat selesai diketik maka perlu diperhatikan hal-hal berikut;
·         Surat tersebut diperiksa apakah sudah siap dalam bentuk untuk dikirim.
·         Jika terdapat lampiran, staf sekretaris harus melampirkannya dengan menggunakan stapler.
·         Amplop pun harus diketik pada saat yang sama dan dilampirkan pada surat.
4.      Meminta tanda tangan pimpinan
Setelah selesai dibuat, surat segera diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani dan surat tersebut diletakkan pada map.
5.      Mengecek surat yang akan dikirim
Jika pada kantor tersebut tidak ada bagian khusus yang mengurusi proses pengiriman surat keluar, maka staf sekretaris lah yang harus mengaturnya. Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan setelah surat ditandatangai oleh pimpinan;
·         Periksa kembali surat tersebut apakah sudah benar-benar ditandatangani.
·         Surat dilipat dalam bentuk standar.
·         Masukan surat kedalam amplop.
6.      Mendistribusikan surat
Surat pun siap dikirim, baik itu melalui pos, jasa kurir maupun dengan menggunakan office boy kantor.
Hal-hal yang perlu panjang diperhatikan dalam pengiriman surat:
·         Jika melaui pos pastikan prangkonya mencukupi.
·         Jika melalui kurir, pastikan adanya tanda terima untuk di-file.
·         Jika melalui office-boy, perlu digunakan kartu ekspedisi atau pun tanda terima.
3.   Penanganan Telepon di Kantor     
Menurut Sedianingsih, dkk (2010: 44), “ Tugas seorang sekretaris dalam menerima telepon tidaklah sama dengan yang dilakukan oleh operator telepon; karena sekretaris bukan hanya sekedar menyambungkan telepon dari penelepon kepada pimpinan, tetapi harus screening calls terlebih dahulu, yaitu menggali informasi yang cukup sehingga mampu mengklarifikasikan setiap telepon yang masuk.”
Ketika melakukan screening calls informasi yang perlu didapatkan ialah identitas dari penelepon dan hal apa yang akan dibicarakan. Hal ini dapat membantu sekretaris untuk memutuskan telepon mana yang akan di jawab sendiri oleh sekretaris dan telepon yang seperti apa yang harus segera di sambungkan kepada pimpinan dan telepon mana yang harus disambungkan atau di transfer ke bagian lain dari kantor tersebut.
Semua karyawan maupun sekretaris di wajibkan untuk piawai dalam menerima telepon yang masuk. Berikut adalah hal-hal yang perlu di perhatikan dalam bertelepon;
·         Suara yang phonogenic, dalam hal ini memang diperlukan suara yang pas dan enak di dengar di telinga orang yang menelepon, karena suara yang seperti ini akan mendapat nilai tambah bagi penerima telepon maupun bagi kantor.
·         Kecepatan berbicara, hal ini perlu diperhatikan agar apa yang dibicarakan dapat tertangkap dengan jelas oleh penelepon.
·         Nada suara, suara yang keluar sebisa mungkin harus terdengar ramah, penuh perhatian dan bersahabat.
·         Kejelasan pengucapan, perlu di perhatikan agar semua kata yang di ucapkan dapat terdengar dan tertangkap dengan jelas oleh penelepon.


A.    Menerima Telepon
Hal-hal yang perlu di perhatikan dalam menerima telepon:
1.      Persiapan dalam menerima telepon
a)      Menyiapkan alat tulis dan formulir penerimaan telepon.
b)      Membuat daftar telepon yang sering dibutuhkan.
c)      Tidak menanyakan hal yang bersifat pribadi.
d)     Bersikap waspada dan jangan menyela.
e)      Bersikap seolah-olah sedang bertatap muka, berbicara dengan ramah dan sewajarnya.
f)       Cepat dalam memahami maksud pembicaraan.
g)      Pada waktu sedang bertelepon jangan menampakkan sedang sibuk.
h)      Jangan terlalu cepat dalam berbicara.
i)        Menghindari masalah yang bersifat pribadi dan penyampaian informasi yang bersifat rahasia.

2.      Pada Saat Menerima Telepon
a)      Jika telepon berdering segeralah diangkat pada sebelum deringan ketiga. Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang bolpoint untuk mencatat hal-hal yang menjadi poin-poin utama si penelepon.
b)      Menjawab telepon dengan singkat, jelas dan penuh rasa hormat dan berikan identifikasi kantor.
c)      Memberi penjelasan, apabila;
·         Penelepon salah sambung
·         Penelepon ingin berbicar dengan orang yang tidak berada di tempat.
·         Jika penelepon ingin menelepon orang lain hendaknya segera memberikan informasi yang memang dibutuhkan oleh penelepon atau segera hubungkan dengan orang yang dikehendaki.
d)     Jika penelepon tidak mau menyebutkan identitasnya sebaiknya ajukan pertanyaan berikut:
“Maaf saya bicara dengan siapa atau bolehkah saya mengetahui nama Bapak/Ibu?”
“Maaf, boleh saya tahu dari mana Bapak/Ibu menelepon?”
e)      Jika pimpinan atau manajer tidak ada di tempat.Karena seorang pimpinan merupakan orang yang sibuk kadang-kadang pimpinan tidak sempat atau tidak punya banyak waktu untuk menerima telepon, oleh karenanya seorang sekretaris harus punya jawaban yang diplomatis, seperti; “Maaf Bapak/Ibu harap menunggu sebentar, saya akan melihat/mencari dahulu.”
Jika pimpinan memang tidak berada di tempat maka sambungkan telepon kepada orang yang memang sudah diberikan kuasa oleh pimpinan untuk menggantikannya dan sampaikanlah hal tersebut kepada penelepon. Atau tanyakan kepada penelepon apakah ada pesan yang ingin disampaikan atau tidak.

B.     Melakukan Panggilan Keluar

Ada beberapa hal yang perlu yang perlu diperhatikan ketika akan melakukan panggilan keluar, diantaranya;
a)      Membuat rencana apa yang akan dibicarakan dalam telepon tersebut.
b)      Menyiapkan nomor telepon dan nama orang atau perusahaan yang akan dihubungi.
c)      Hubungi nomor telepon yang telah disiapkan tersebut.
d)     Apabila telepon telah diangkat segera ucapkan salam dengan sopan dan sebutkan identitas diri serta perusahaan.
e)      Jelaskan tujuan dan maksud menelepon dengan jelas dan singkat.
f)       Akhirilah pembicaraan dengan sopan dan santun.
g)      Letakkan gagang telepon dengan posisi yang benar. 

Kesimpulan
Kegiatan kantor disebut juga dengan kegiatan tata usaha yang bersifat melayani siapapun yang memerlukan bantuan dari kantor tersebut.
Tatausaha dalam suatu kantor dapat dirumuskan dalam kegiatan utama yang terdiri dari mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan ataupun informasi yang nantinya akan diperlukan oleh suatu kantor tersebut.
Berdasarkan intinya kegiatan kantor dapat disimpulkan dalam enam pola sebagai berikut;
1.      Kegiatan mencari dan mengupayakan tersedianya informasi yang pada asalnya tidak tersedia.
2.      Kegiatan membubuhkan tulisan yang berisi keterangan yang nantinya dapat dibaca, disimpan lalu dan dikirm.
3.      Kegitan mengolah suatu informasi atau keterangan menjadi bentuk yang lebih berguna.
4.      Kegiatan memperbanyak keterangan ataupun informasi sebanyak jumlah yang memang diperlukan.
5.      Kegiatan menyampaikan informasi ataupun keterangan dari satu pihak kepada pihak lain yang membutuhkan.
6.      Kegiatan menyimpan keterangan atau informasi dengan sistematis.

REFERENSI
Alma,Buchari. 2013. Pengantar    Bisnis. Bandung: Alfabeta.
Sedianingsih, dkk. 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan
Presentasi plagiat sebesar 4%

Author : writing always help Comments : 0
Posted :
Read More

- Copyright © Nuhun Polban! - Skyblue - Powered by Blogger - Designed by Johanes Djogan -